Einstellungen - Serienbrief
Aus verschiedenen Listen können Serienbriefe erzeugt werden. MM sammelt dazu die verfügbaren Daten und gibt sie zusammen mit der noch zu wählenden Briefvorlage an das Textverarbeitungsprogramm weiter.
Wählen Sie zunächst den Bereich aus, in dem Sie einen Serienbrief erstellen wollen, also z.B. Drucken / Liste der Erziehungsberechtigten und stellen Sie die gewünschten Selektionsfelder zusammen (z.B. A – Z, Eltern der angemeldeten Schüler).
Anschließend wählen Sie anstelle von Drucken (Ausgabe an den Drucker) die Schaltfläche Serienbriefe oder Serienpost.
(weitere Infos unter Serienbriefe mit Word bzw. Serienbrief mit LibreOffice oder OpenOffice)
Achtung: Serienbriefe werden nicht bei den Empfängern in der Dokumentenverwaltung gespeichert werden.
.Briefvorlagen
.Generelles
Standardmäßig liegen Vorlagen für Einzel- und Serienbriefe inzwischen in der Datenbank ab.
Übergangsweise steht für Einzelbriefe noch die Möglichkeit zur Verfügung, auf deren Vorlagen wie bisher direkt zuzugreifen. Dazu muss in 'Systemverwaltung -> Texte und Optionen -> Dokumentenverwaltung' der Haken bei 'Vorlagen für Briefe aus MM benutzen' entfernt werden.
Ein Import von Vorlagen ist über die Vorlagenverwaltung des MM möglich.
Das Erzeugen, Löschen und Bearbeiten erfolgt über das Fenster 'Systemverwaltung → Briefvorlagen'.
Die eigentliche Auswahl einer Vorlage für Serienbriefe erfolgt nach der Erstellung der Serienbriefdatei.
.Vorlagen verwalten
Es werden alle in der Datenbank gespeicherten Vorlagen aufgelistet und vermerkt, ob es Vorlagen für Einzel- und Serienbriefe sind.
Ein Doppelklick wählt den entsprechenden Eintrag zur Bearbeitung aus.
.Briefvorlage bearbeiten
Hier werden die einzelnen Vorlagen bearbeitet.
Neben dem Namen der Vorlage muss noch der Typ, Einzel- und Serienbrief, festgelegt werden. Auch ein beschreibender Text kann angegeben werden.
Über die Buttons
•'Vorlage bearbeiten' wird die Vorlage in Ihr Textverarbeitungsprogramm geladen.
•Mit 'Importieren' lassen sich Vorlagen in die Datenbank speichern.
Eine komplette Bearbeitung einer Vorlage für einen Serienbrief kann hier noch nicht erfolgen, da hier die Seriendruckfelder nicht zur Verfügung stehen.
.Vorlage für Serienbrief auswählen
Neben dem eigentlichen Auswählen, kann hier die Vorlage unter Berücksichtigung der für den vorliegenden Fall zur Verfügung stehenden Seriendruckfeldern bearbeitet werden.
Klickt man mit der rechten Maustaste auf diesen Button, kann die ausgewählte Vorlage dupliziert werden.