Im Musikschul-Manager werden die Mandate beim Zahlungspflichtigen, Schüler oder direkt in der Fachbelegung hinterlegt und bearbeitet. Sie können auch innerhalb der Belegungen eines Zahlungspflichtigen Mandate in allen Ebenen (Zahlungspflichtiger, Schüler oder Fachbelegung) eintragen. Hierbei gilt, dass das Mandat bei der Fachbelegung die höchste Priorität hat, dann das Mandat beim Schüler und als niedrigste Priorität das Mandat beim Zahler.
Beispiel:
Ein Zahlungspflichtiger bezahlt für 2 Kinder mit je 2 Unterrichtsfächern. Es wurde ein Mandat beim Zahlungspflichtigen hinterlegt. Bei einem Schüler wird ein (abweichendes) Mandat (Ebene: Schüler) von März - Juni eingetragen.
Die Fälligkeiten dieses Schülers werden dann für den Zeitraum März-Juni mit dem Mandat des Schülers abgebucht, ansonsten mit dem Mandat des Zahlungspflichtigen.
Sollte noch ein Mandat bei einer Fachbelegung (Ebene: Fachbelegung) hinterlegt sein, werden die Fälligkeiten für den Zeitraum der Gültigkeit des Mandats mit diesem Mandat abgebucht.
Achtung:
Jedes Mandat verursacht eine eigene Abbuchung, selbst wenn von dem gleichen Konto (IBAN) abgebucht wird.
Hinterlegung des Mandats
Im Stammblatt des Zahlungspflichtigen haben Sie ein Register „Mandate“. Hier sehen Sie alle für diesen Zahlungspflichtigen eingetragene Mandate, auch die, die beim Schüler oder bei einer Fachbelegung hinterlegt wurden. Erfassen Sie einen Zahlungspflichtigen incl. Bankverbindung neu, so wird automatisch ein Mandat erstellt, wenn Sie unter „Systemverwaltung – Texte/Optionen“, Register „SEPA“ den Haken bei „Mandat beim Zahler automatisch bei der Erfassung der Bankverbindung eintragen“ gesetzt haben. Die Mandatsreferenznummer wird automatisch vergeben, wenn dies ebenfalls über "Texte/Optionen - Register "SEPA" entsprechend konfiguriert wurde:
Die Eingabe "gültig ab" ist das Datum, ab wann das Mandat verwenden werden darf, also für einen SEPA-Lastschrifteinzug herangezogen werden kann. Das Datum „erteilt am“ ist das Datum, an dem die SEPA-Lastschrift erteilt wurde. Dieses Datum müssen Sie bei der Erteilung der SEPA-Lastschrift mit abfragen (Datum, Unterschrift). Das Datum „Pre-Notifikation“ wird automatisch gesetzt, sobald Sie eine Rechnung/Bescheid ausgedruckt haben.
Bearbeitung der Mandate beim Schüler
Im Schülerstammblatt haben Sie ein Register „Mandate“. Die hier eingetragenen Mandate haben höhere Priorität als die Mandate, die Sie beim Zahlungspflichtigen eintragen. Das bedeutet, wenn hier für eine Fälligkeit ein gültiges Mandat gefunden wird, so wird dieses herangezogen und nicht das Mandat des Zahlungspflichtigen (falls dort ein Mandat eingetragen wurde).
Bearbeitung der Mandate bei der Fachbelegung
Bei der Bearbeitung der einzelnen Fachbelegung finden Sie eine Schaltfläche „Mandate“. Die hier eingetragenen Mandate haben höchste Priorität. Das bedeutet, wenn hier für eine Fälligkeit ein gültiges Mandat gefunden wird, so wird dieses vor eventuell gültige Mandate beim Schüler oder Zahlungspflichtigen herangezogen.