Mit dem Musikschul-Manager können Sie sehr einfach SEPA-Lastschriften oder SEPA-Überweisungen (Rückerstattungen) erstellen.
Rufen Sie im MM "Statistik/Auswertung - Finanzverwaltung - SEPA-Lastschrift" auf:
1.
Sie können Erst- und Folgelastschriften zusammen erstellen. Möchten Sie jedoch die Erstlastschriften getrennt von den Folgelastschriften erstellen (z.B. wegen den Vorlauffristen), so wählen Sie hier die entsprechende Lastschriftenart aus.
Hier steht Ihnen auch der Bereich "Rückerstattungen" zur Verfügung, mit dem Sie Guthaben an den Kunden zurück überweisen können.
2.
Tragen Sie kein "Ausführungsdatum" ein, wird der Auftrag vom Bankinstitut so schnell wie möglich ausgeführt. Sie können auch ein Ausführungsdatum hinterlegen, um z.B. in der Urlaubszeit vorab die Daten zur Bank zu übertragen.
3.
Wählen Sie den gewünschten Zeitraum zum Gebühreneinzug bzw. zur Überweisung (von Guthaben) aus. Für den ausgewählten Zeitraum werden die noch offenen Beträge bzw. das im Zeitraum vorhandene Guthaben berücksichtigt. In der Praxis beginnen Sie mit einem Datum (z.B. 01.01.2014) und ändern jeweils nur das Endedatum ab. Somit werden alle Rückrechnungen beim nächsten Einzug/Überweisung berücksichtigt.
Bevor die Datei erstellt wird, erhalten Sie u.U. einen Hinweis, bei welchen Schülern vermerkt ist, dass nicht abgebucht werden soll, bzw. bei welchen Zahlungspflichtigen ein Mandat fehlt:
Danach wird Ihnen am Bildschirm eine Gesamtaufstellung der Lastschriften/Überweisungen angezeigt:
Hier können Sie einzelne Zahlungspflichtige "abwählen", damit der Einzug/Überweisung bei diesen Zahlungspflichtigen nicht ausgeführt wird.
Sollten bei der Erstellung der SEPA-Datei weitere Fehler auftreten (z.B. falsche BIC), so erhalten Sie einen entsprechenden Fehlerhinweis.
Die erstelle XML-Datei wird dann im Zielordner gespeichert, eine Protokoll können (sollten) Sie ausdrucken. Im Zielordner befindet sich neben der XML-Datei auch noch eine HTML-Datei, die nochmals ein Protokoll enthält (wird aber nicht benötigt und nicht zur Bank übertragen).