Mit der Dokumentenverwaltung können Sie verschiedene Aufgaben durchführen:

 

1.

Schreiben von Einzelbriefen an eine Adresse (Schüler, Lehrer, Zahler, etc.). Dieser Brief wird dann automatisch zur Adresse gespeichert (siehe Anlage).

 

2.

Verschiedene Ausdrucke (Rechnungen, Anmeldebestätigung, etc) können automatisch in der Dokumentenverwaltung archiviert werden. Diese Ausdrucke sind dann im PDF-Format abgelegt, so dass Sie diese jederzeit wieder aufrufen können.

Einrichtung:

Unter "Systemverwaltung - Texte/Optionen für Druckausgaben", Register "Dokumentenverwaltung" können Sie vorgeben, ob die Dokumente extern (in einen Ordner den Sie vorgeben) oder in der Datenbank gespeichert werden. Wenn Sie in der Datenbank speichern, wird Ihre Datensicherung aus dem MM immer größer. jedoch können Sie eine Datensicherung auch ohne Dokumentenverwaltung durchführen. Extern haben Sie die Möglichkeit auch ohne MM die Dokumente aufzurufen. Dazu können Sie für die Rechnungen vorgeben, wie der Dokumentennamen gebildet wird.

Auf der linken Seite setzen sie den Haken bei den Dokumenten, die automatisch archiviert werden sollen.

Archiviert werden danach nur die Dokumente, die Sie auch auf den Drucker ausgeben.

Über die Adresse (Schüler, Zahler, etc) können Sie dann über "Drucken - Dokumentenverwaltung" wieder auf die Dokumente zugreifen.