Musikschul-Manager bietet Ihnen die Möglichkeit, Familien- und Mehrfächerermäßigungen, Ab- und Zuschläge, Erwachsenenzuschlag, Einmalige Anmelde- (Verwaltungs-) gebühren, sowie Ensemblegebühren automatisch zu berechnen. Durch die Installation der automatischen Ermäßigungen ersparen Sie sich viel Arbeit, da bei Neu- Um- bzw. Abmeldungen bzgl. der Ermäßigungen von Ihnen keine Eingaben erforderlich sind, selbst wenn sich durch eine Änderung innerhalb einer Familie die Reihenfolge, bzw. Belegungen ändern sollten.
Gebühren/Ermäßigungen können nur dann automatisch berechnet werden, wenn hierfür ein fest vorgegebenen Schema vorhanden ist. Die Vorgaben dazu müssen einmalig in der Systemverwaltung hinterlegt, d.h. ihr Berechnungsschema eingestellt werden.
Familienermäßigungen
Bei der Erfassung der Daten ist es wichtig, dass der Musikschul-Manager erkennt, welche Schüler zu einer Familie gehören (Familien- bzw. Geschwisterermäßigung). Diese Zuordnung erfolgt über den Erziehungsberechtigten. Nur Schüler die exakt die gleichen Erziehungsberechtigten eingetragen haben, werden als Familie erkannt und im Schülerstammblatt in der Buttonleiste mit „Familie (x)“ angezeigt (x steht für die Anzahl der Familienmitglieder).
Mehrfächerermäßigungen erkennt der Musikschul-Manager automatisch wenn in einem Stammblatt mehrere Fachbelegungen eingetragen sind.
Gehen Sie die nachfolgenden Schritte im Einzelnen durch, um die automatische Ermäßigung zu installieren.
1. Ermäßigungs-Katalog prüfen
In Musikschul-Manager für Windows werden folgende Ermäßigungen unterschieden:
Familienermäßigungen,
Mehrfächerermäßigungen und
Sozialermäßigungen.
Kontrollieren Sie die Einträge auf die richtige Zugehörigkeit zur Gebühren- bzw. Ermäßigungsgruppe. Familien- und Mehrfächerermäßigungen müssen korrekt in der jeweiligen Gebührengruppe eingetragen sein (in der Teileinrichtung „Alle“).
Unter dem Menüpunkt Systemverwaltung / Kataloge / Gebühren/Ermäßigungen werden in den Gebührengruppen unter Familienermäßigung, Mehrfächerermäßigung und Sonstige Ermäßigungen die Einträge angezeigt.
Sollte ein Eintrag falsch sein, so ordnen Sie die Ermäßigung der entsprechenden Gebühren- bzw. Ermäßigungsgruppe wie folgt zu:
Mit der rechten Maustaste die Ermäßigung mit Gebühr bearbeiten (bzw.durch Doppelklick) aufrufen im Pulldown-Fenster die richtigen Gebührengruppe auswählen.
2.Grundeinstellungen prüfen
Unter Systemverwaltung / Grundeinstellungen / Gebühren-Automatik müssen nun die folgenden Einstellungen geprüft bzw. noch vorgenommen werden:
Die Gebührenberechnung muss auf automatisch stehen
Wenn generell keine automatische Berechnung der Ermäßigungen erfolgen soll, so ist die Gebührenberechnung auf manuell stellen. Alle Ermäßigungen bzw. Ab- und Zuschläge müssen dann von Ihnen im Schülerstammblatt selbst eingetragen und „gepflegt“ werden.
Im Registerblatt Berechnung – Allgemein ist einzustellen, auf welche Gebühren Ermäßigungen gewährt und in welcher Reihenfolge diese berechnet werden.
Halbe Monate berechnen: Wenn Sie diese Option einschalten und Schüler nach dem 15. des Monats anmelden, bzw. vor dem 15. des Monats abmelden, wird jeweils nur der halbe Monatsbeitrag berechnet.
Nach anteiligen Wochen pro Monat berechnen: Bei Anmeldung, bzw. Abmeldungen innerhalb eines Monats wird überprüft, wie viele Unterrichtseinheiten der Schüler für diesen ganzen Monat erhalten hätte, wie viele Unterrichtseinheiten unterrichtet wurden und der entsprechende Anteil wird als Monatsbeitrag berechnet.
Ab- und Zuschläge für halben Monat berechnen: Ab- und Zuschläge werden für einen halben Monat berechnet, falls die Anmeldung nach dem 15. des Monats, bzw. die Abmeldung vor dem 15. eines Monats erfolgt.
Einmalige Gebühren bei gleichen Beginn- und Endedatum berechnen: Normalerweise wird die einmalige Gebühr nicht berechnet, falls das Beginn- und Endedatum identisch ist. Hier können Sie einschalten, dass die Gebühr trotzdem berechnet wird.
Reihenfolge und Grundlage der Ermäßigungsberechnung: In den restlichen Optionen tragen Sie ein, wie die Ermäßigungen nacheinander berechnet werden sollen.
Runden: Sie können vorgeben, ob und wie die errechneten Ermäßigungen gerundet werden sollen.
Ermäßigungen berechnen auf: Hier geben Sie grundsätzlich vor, welche Gebühren ermäßigt werden
Ermäßigungsfreier Betrag/Monat: Bis zu dem eingetragenen Wert, wird keine Ermäßigung berechnet (0: kein ermäßigungsfreier Betrag).
Max. Prozent für Ermäßigung: Für Familien- und Mehrfächerermäßigungen wird maximal pro Schüler/Fachbelegung nur der eingetragene Prozentsatz berechnet (0: kein maximaler Prozentsatz).
Im Registerblatt Berechnung – Automatik ist einzustellen, wie die Sortierung der Familienmitglieder, bzw. Fächerbelegung erfolgt. Außerdem geben Sie hier weitere wichtige Optionen zur Berechnung ein.
Sortierung der Familienermäßigung
Geben Sie das Kriterium zur Sortierung der Familienermäßigung vor. Sie haben die Auswahl zwischen
▪Geburtsdatum
▪Anmeldedatum (des Unterrichtsfaches)
▪Unterrichtsgebühr
▪Eintrittsdatum (des Schülers)
Die weitere Angabe „aufsteigend“ bedeutet dabei:
Geburtsdatum: Ältester Schüler ist 1. in der Reihenfolge
Beispiel:
Andreas Jahrgang 1989 = ältestes Kind ohne Ermäßigung
Sebastian 1990 = 2. Kind 20 % Erm.
Sophia 1992 = 3. Kind 40 % Erm.
Christian 1994 = 4. Kind 60 % Erm.
Anmeldedatum |
Der Schüler mit dem zuerst angemeldeten 1. Fach ist |
der 1. in der Reihenfolge
Unterrichtsgebühr: pro Fach: Der Schüler mit der niedrigsten Gebühr
des 1. Faches ist 1. in der Reihenfolge
pro Schüler: Der Schüler mit der niedrigsten
Gesamtgebühr ist 1. in der Reihenfolge
Eintrittsdatum: |
Der Schüler, der zuerst ein Unterrichtsfach in der |
Musikschule belegt hat ist 1. in der Reihenfolge.
Für die weitere Angabe „absteigend“ gilt das Gleiche wie vorher nur umgekehrt.
Das 2. Kriterium müssen Sie dann ausfüllen, wenn Sie eine weitere Sortierung benötigen, falls das 1. Kriterium keine eindeutige Reihenfolge zulässt, z.B: Sortierung nach Anmeldedatum: Zwei Schüler beginnen gleichzeitig den Unterricht -> also ist keine eindeutige Reihenfolge festgelegt. Jetzt können Sie mit den gleichen Möglichkeiten wie beim 1. Kriterium angeben, dass z.B. der Schüler mit dem teueren Fach das 1. in der Reihenfolge sein soll.
Sortierung der Mehrfächerermäßigung
Hier gilt das Gleiche wie bei der Familienermäßigung. Bei der Berechnung wird zuerst die Reihenfolge innerhalb des Teilnehmers ermittelt (Reihenfolge der Unterrichtsfächer) und anschließend die Reihenfolge der Teilnehmer.
Unterscheidung zwischen Familienermäßigung und Mehrfächerermäßigung
Gewähren Sie sowohl Familien- als auch Mehrfächerermäßigung oder gewähren Sie nur Familienermäßigung setzen Sie hier einen Haken. Wenn Sie jedoch zwischen einer weiteren Fach-Belegung eines Schülers und einer Belegung durch einen weiteren Schüler bzgl. der Ermäßigung keine Unterscheidung treffen, setzen Sie keinen Haken.
Familienermäßigung bei allen Belegungen eines Schülers eintragen
Wenn zum Beispiel der 2. Schüler eines Familienverbundes zwei Fächer belegt und für beide Fächer die Familienermäßigung erhält (also der 2. Schüler auf seine Gesamtgebühren), setzen Sie einen Haken. Wird nur auf das erste Fach des Schülers die Familienermäßigung berechnet, setzen Sie keinen Haken.
Familien und Mehrfächerermäßigung gleichzeitig
Wenn beide Ermäßigungen gleichzeitig bei einer Fachbelegung berechnet werden können (sich also gegenseitig nicht ausschließen), setzen Sie hier den Haken und geben an, welche Ermäßigung zuerst berechnet werden soll.
Mindestgebühr
Werden die Ermäßigungen erst ab einer Mindestgebühr gewährt, setzen Sie den Haken, tragen die Gebühr ein und geben an, ob die Mindestgebühr pro Schüler oder pro Fach definiert ist.
Soll für jede Teileinrichtung ein separater Betrag eingetragen werden, klicken Sie auf die Schaltfläche und geben dann bei jeder Teileinrichtung (Menü: Systemverwaltung – Kataloge – Teileinrichtungen) den jeweiligen Betrag ein.
Ermäßigungen beim Anzeigen der Schüler aktualisieren
Setzen Sie hier den Haken, wenn Sie die automatisch ermittelten Ermäßigungen im Schülerstammblatt anzeigen lassen wollen (empfohlen). Nachteil: Sollte die Ermäßigung neu ermittelt werden müssen, tritt je nach Geschwindigkeit des PC’s eine kleine Verzögerung bei der Anzeige auf.
Teuerstes Fach nicht ermäßigen
Wenn unabhängig von den Einstellungen das teuerste Fach der Familie nicht ermäßigt werden soll (also das teuerste Fach aus der gesamten Ermäßigungsberechnung isoliert betrachtet wird), setzen Sie hier einen Haken.
Ermäßigungen auch bei 0-Beträge berechnen
Wenn bei einer Fachbelegung ein Gebührensatz mit 0 Euro eingetragen ist und diese Belegungen für die Berechnung der automatischen Berechnung trotzdem berücksichtigt werden sollen, setzen Sie hier einen Haken.
Familien- und Mehrfächerermäßigungen kumulativ
Wenn die Berechnung der Familienermäßigung die Mehrfächerermäßigung in der Form beeinflusst, dass jede Gewährung der Familienermäßigung die Mehrfächerermäßigung entsprechend um eine Stufe anhebt (oder umgekehrt), müssen Sie hier ein Haken setzen.
Leihinstrumente für die automatische Ermäßigung mit einbeziehen
Die Ausleihungen der Mietinstrumente wird wie ein weiteres Unterrichtsfach betrachtet und entsprechend der Vorgaben auch die Ermäßigungen berechnet.
Automatische Ermäßigungen bei den einzelnen Gebühren hinterlegen
Normalerweise werden die entsprechenden Ermäßigungssätze wie anschließend erläutert in den Grundeinstellungen hinterlegt/definiert. Haben Sie aber eine Gebührenordnung, die vorsieht, für jede Gebühr andere Ermäßigungssätze zu berechnen (z.B. keine einheitlichen Prozentsätze), so müssen Sie hier einen Haken setzen und die Ermäßigungssätze anschließend bei jeder einzelnen Gebühr (Menü: Systemveraltung – Kataloge – Gebühren/Ermäßigungen) hinterlegen.
Automatische Ermäßigungen zusammenfassen
MM berechnet die Ermäßigungen für jede Einheit (Monat/Unterrichtswoche) separat. Ergibt sich eine Veränderung innerhalb des Berechnungszeitraumes (z.B. durch Ab- bzw. Anmeldungen), wird dies auch entsprechend in den Rechnungen/Bescheide dargestellt. Sollte sich jetzt aber eine Gebühr trotz Veränderung innerhalb der Familie doch nicht verändern (weil z.B. der Schüler mit einer Belegung trotzdem auf der gleichen „Ermäßigungsstufe“ bleibt), und Sie möchten diese Veränderung dann auch nicht dargestellt bekommen, müssen Sie hier einen Haken setzen.
Familienermäßigung (FE)
Vorgabe der zu berechnenden Sätze bei mehreren Familienmitgliedern
Wenn Sie Familienermäßigung gewähren, tragen Sie bei allen Anzahl der Familienmitgliedern (2 Kinder – 7 Kinder) ein, welche Ermäßigung das jeweilige Kind (entsprechend der Reihenfolge in der Vorgabe unter Gebühren-Automatik) erhält. Wenn z.B. das erste Kind keine Ermäßigung erhält, können Sie eine bereits eingetragene Ermäßigung mit der „Entf“-Taste wieder löschen.
Mehrfächerermäßigung (ME):
Vorgabe der zu berechnenden Sätze bei mehreren Fachbelegungen
Hier gilt analog das Gleiche wie bei der Familienermäßigung
3. Wie Sie einen Zuschlag, bzw. Erwachsenenzuschlag automatisch berechnen können
A.Wählen Sie aus dem Katalog für Ab-/Zuschläge den zu berechnenden Zuschlag aus.
B.Geben Sie an, ob Sie diesen Ab- oder Zuschlag nur für bestimmte PLZ/Orte berechnen möchten, oder ob der Ab- und Zuschlag für alle Schüler außer denen Schüler aus bestimmten PLZ/Orte berechnet werden soll.
C.Dann tragen Sie diejenigen Orte (ohne PLZ) und/oder nur die PLZ ein, für die die unter „B“ festgelegten Bedingung gilt.
D.Hier können Sie einen Erwachsenenzuschlag eintragen, der automatisch berechnet wird.
E.Tragen Sie hier das Alter ein, ab wann der Erwachsenenzuschlag berechnet werden soll.
F.Soll keine Familien- bzw. Mehrfächerermäßigung berechnet werden, falls der Erwachsenenzuschlag berechnet wird, müssen Sie hier den Haken setzen.
3.Anmeldegebühren automatisch berechnen
Soll eine Anmeldegebühr automatisch berechnet werden, müssen Sie hier die entsprechenden Eintragungen vornehmen:
5. Automatische Gebühr für Ergänzungs- bzw. Ensemblefächer berechnen
Soll für die Ergänzungs- bzw. Ensemblefächer automatisch ein Gebühr berechnet werden, müssen Sie dies hier eintragen (damit MM weiß, welche Unterrichtsfächer „Hauptfächer“, bzw. Ensemblefächer sind, müssen Sie dies im Fächerkatalog bei den „Fachbereichen“ unter „Fachgruppe“ eintragen).
4. Wie Sie bei einzelnen Teilnehmern / Belegungen / Unterrichtsfächern und Gebühren die automatische Ermäßigung beeinflussen können
Teilnehmer
Möchten Sie einen kompletten Teilnehmer aus der automatischen Ermäßigung ausschließen, rufen Sie im Schülerstammblatt die Schaltfläche „Optionen“ auf und stellen die Gebührenberechnung auf manuell. Diese Eintragung gilt dann nur für diesen Schüler. Es erscheint ein entsprechender Hinweis oben rechts im Schülerstammblatt:
Belegungen
Soll eine einzelne Belegung des Schülers für die automatische Ermäßigung beeinflusst werden, rufen Sie die Fachbelegung (im Stammblatt oben rechts) auf und klicken auf „Optionen“:
Wählen Sie den entsprechenden „AutoEintrag“ aus, den Sie nicht automatisch berechnen möchten und tragen den entsprechenden Zeitraum ein. Das „Datumbis“ können Sie auch leer lassen, falls Sie Ihre Eintragung nicht zeitlich beschränken möchten. Mehrere gleichzeitige Eintragungen sind möglich.
Unterrichtsfächer
Sind Unterrichtsfächer grundsätzlich von der Ermäßigung (FE oder ME) ausgeschlossen (z.B. Ensembles), entfernen Sie im Menü Systemverwaltung / Kataloge / Fächerkatalog im entsprechenden Unterrichtsfach die Haken bei „Für Familienermäßigung und/oder Mehrfächerermäßigung berücksichtigen“. Sie können das Unterrichtsfach für die automatische Ermäßigung berücksichtigen lassen (so dass die nächsten Belegungen die nächst höhere Ermäßigung berechnet bekommen), aber bei diesem Fach die entsprechende Ermäßigung nicht eintragen lassen (Haken bei „Automatische Ermäßigung eintragen“ entfernen).
Wurde in den Grundeinstellungen ein automatischer Zuschlag, bzw. Erwachsenenzuschlag eingetragen, der für dieses Unterrichtsfach nicht berechnet werden soll, so entfernen Sie hier den Haken.
Gebühren
Sind bestimmte Gebührensätze von der Ermäßigung ausgeschlossen, können Sie auch im Menü Systemverwaltung / Kataloge / Gebühren/Ermäßigungen bei einzelnen Gebührensätze die Haken bei Familienermäßigung für diese Gebühr gewähren und/oder Mehrfächerermäßigung für diese Gebühr gewähren entfernen.
Sie können für diese Gebühr die automatische Ermäßigung berücksichtigen lassen (so dass bei den nächsten Belegungen die nächst höhere Ermäßigung berechnet wird), aber bei diesem Fach die entsprechende Ermäßigung nicht eintragen wird (Haken bei „Automatische Ermäßigung eintragen“ entfernen).
5.Grundsätzliches
Bei jedem Schüler können Sie bei jeder Belegung manuell Ermäßigungen eintragen. Werden z.B. innerhalb einer Familie die Ermäßigungen nicht regelkonform gewährt, können Sie bei allen Familienmitgliedern die Berechnung auf manuell stellen und die Ermäßigungen selbst erfassen.
Wenn Sie die Ermäßigungen selbst eintragen, müssen Sie nur bei Veränderungen innerhalb des Familienverbundes selbst auf die Änderung der Ermäßigungen achten und eintragen.
Weitere Ermäßigungen wie z. B. Sozialermäßigung oder Sonderermäßigungen für Vereine etc. müssen von Ihnen immer manuell erfasst werden.