eMails mit Bestätigung versenden

Aus dem Musikschul-Manager heraus können Sie Einzel- als auch Sammelmails mit Empfangsbestätigung versenden.

 

Erstellen Sie hierzu wie hier beschrieben die Mails. Im Mail-Fenster selbst haben Sie die Schaltfläche "Link einfügen - Bestätigung", mit der Sie einen Link zur Bestätigung eintragen können:

 

Versenden Sie eMails über Outlook, können Sie noch den Text ändern/vorgeben, der in der eMail zur Bestätigung eingefügt wird:

 

In der eMail wird zunächst nur der Platzhalter <COMMITMAIL> eingetragen:

 

Dieser wird dann beim Versand der eMail aufgelöst und der Empfänger erhält folgende Mail:

 

Wenn Sie mit Outlook versenden:

 

Wenn Sie nicht mit Outlook versenden (Thunderbird, GroupWise, etc.):

Klickt der/die Empfänger/in auf den Link, wird die eMail ale Empfangen bestätigt (in der Kopfzeile natürlich mit dem Namen Ihrer Musikschule, in der Fußzeile Ihre Anschrift):

 

Im Musikschul-Manager können Sie in der Dokumentenverwaltung jederzeit sehen, welche Ermpfänger die eMail bestätigt bzw. noch nicht bestätigt haben:

 

 

Alle Mails mit Bestätigung bleiben in der offenen Serienpost stehen und sind gesondert aufzurufen (Extras - Offene Serienpost - Schaltfläche "Mails mit Bestätigung"):

 

 

 

In der Übersicht ist sofort zu erkennen, wie viele eMails bereits bestätigt wurden. Ein Doppelklick auf den Eintrag oder über die Schaltfläche "bearbeiten" öffnet sich das Fenster mit den Details:

 

 

Über den Filter (1) können Sie zwischen bestätigten, unbestätigten und allen eMails auswählen.

In der Spalte "bestätigt" (2) können Sie erkennen, welche eMails noch auf Bestätigung warten und welche bereits bestätigt wurden.

 

Hier haben Sie auch die Möglichkeit, weitere Maßnahmen einzuleiten. So können Sie z.B. alle noch nicht bestätigten eMails nochmals per Mail/SMS/Serienbrief anschreiben (3), oder eine Ablage in die Dokumentenverwaltung vornehmen.

 

Wenn sich der Vorgang zur Bestätigung erledigt hat (Termin ist um oder es haben alle den Empfang bestätigt), können bzw. sollten Sie den Vorgang aus der Liste der offenen Serienpost manuell löschen. In der Dokumentenverwaltung bleibt der Eintrag erhalten und mit der rechten Maustaste auf das "Augen"-Symbol können Sie sogar ablesen, wann die eMail bestätigt wurde.

 

Hinweis:

Diese Funktion ist für Sie vollkommen kostenlos. Die Rückmeldungen werden auf unserem Server zwischengespeichert und von Ihrem Musikschul-Manager abgeholt. Auf unserem Server werden lediglich die ID-Nummer der Rückmeldung (wie z.B. B51828F9-6F3E-4DD2-8BE1-289F62F4214A) und der Zeitpunkt der Betätigung gepeichert.