Das Honorar-Modul ist ein Zusatzmodul zum Musikschul-Manager zur Berechnung der Honorare. Zu den Lehrkräften werden Honorarsätze hinterlegt, mit denen auf Grund des Stundenplanes automatisch die Honorarabrechnung erstellt werden können.
Nach der Installation ist das Modul im MUSIKSCHUL-MANAGER integriert und wird unter dem Menüpunkt Honorarberechnung ausgewählt. Es stehen die Menüpunkt „Neue Abrechnung erstellen“, „Abrechnung bearbeiten“, „Jahresabrechnung drucken“, „Honorarsätze bearbeiten“ und „Abrechnung löschen“ zur Verfügung:
Allgemeine Stundensätze zur Honorarberechnung hinterlegen
Sie können die Honorarsätze für alle Lehrkräfte „allgemein“ hinterlegen und/oder „speziele“ Honorarsätze bei jeder Lehrkraft separat eintragen. Die „speziellen“ Honorarsätze, die Sie bei der jeweiligen Lehrkraft eintragen (s.u.) haben höhere Priorität als die allgemeinen Honorarsätze. Ist z.B. bei den allgemeinen Honorarsätzen, als auch bei einer Lehrkraft ein Honorarsatz für EU30 eingetragen (z.B. weil eine Lehrkraft ein höheres Honorar erhält), so wird immer der Honorarsatz berechnet, der bei der Lehrkraft hinterlegt ist.
Um die allgemeinen Honorarsätze einzutragen, rufen Sie den Menüpunkt „Honorarabrechnung – Honorarsätze erfassen“ auf.
Tragen Sie jetzt die Honorarsätze ein. Dabei gelten folgende Regeln:
1.Beim Eintragen der einzelnen Honorarsätze müssen nicht alle Felder ausgefüllt werden. Nur für spezielle Unterrichtsarten bzw. Unterrichtsformen müssen Sie detaillierte Angaben machen.
2.Sie müssen die Honorarsätze so hinterlegen, dass für alle möglichen Unterrichtsarten, bzw. –formen ein Honorarsatz eingetragen ist.
3.Bei der Berechnung der Honorare werden die einzelnen Honorarsätze aus der Liste von oben nach unten durchlaufen. Der erste passende Honorarsatz wird für die jeweils zu berechnende Unterrichtsstunde verwendet.
Erfassen Sie jetzt einen Honorarsatz. Grundsätzlich sollten Sie so vorgehen, dass Sie zuerst den allgemeinsten Honorarsatz erfassen und danach erst die immer spezielleren Honorarsätze.
Hinweise zu den Eingabefeldern
Datum gültig von
Das Datum muss eingetragen werden. Jeden Honorarsatz können Sie auf eine bestimmte Zeit beschränken.
Honorar als festen Betrag erfassen
Setzen Sie hier den Haken, wird der erfasste Honorarsatz (-betrag) grundsätzlich in die Abrechnung mit aufgenommen (also unabhängig vom Stundenplan). Beispiele hierfür wären z.B. Fahrtkosten, Abschlagszahlungen, etc.
Beschreibung
Hinterlegen Sie hier einen Text, so dass Sie den Honorarsatz schnell zuordnen können
Betrag
Einen Betrag müssen Sie erfassen. Beachten Sie bitte, dass sich der Betrag immer auf eine Unterrichtsstunde bezieht (die Einstellungen, wie viele Minuten einer Stunde entsprechen, werden in den Grundeinstellungen hinterlegt!). Vergüten Sie z.B. für 30 Minuten 25 Euro und Ihre Wochenstunde hat 45 Minuten, so müssen Sie einen Betrag von 37,50 Euro eintragen (25 Euro / 30 Minuten * 45 Minuten). In der Abrechnung erhält die Lehrkraft dann für 30 Minuten die gewünschten 25 Euro vergütet.
Verwendung
Geben Sie hier ein, um welche Art des Honorars es sich handelt. Fahrtkosten, Abschlagszahlungen und Verrechnungen werden in der Übersicht der Honorare (z.B. für die KSK) gesondert ausgewertet und fließen nicht in das eigentliche monatliche Honorar ein.
Bei der Eintragung Gruppe1, Gruppe 2 und Gruppe 3 können Sie für die Lehrkraft eigene Abrechnungen erstellen (sie weiter unten „Einstellungen“).
Wählen Sie Fahrtkosten aus, können Sie noch den Haken bei „Fahrtkosten pro Wochentag“ setzen. Damit werden der Lehrkraft, für jeden Wochentag, an dem unterrichtet wird, die Fahrtkosten berechnet.
Die weiteren Eingabefelder
Grenzen Sie den Honorarsatz nur soweit ein wie nötig. Geben Sie bei Gruppenstärke z.B: 1-1 ein (also nur Einzelunterricht), so müssen Sie mindestens einen weiteren Honorarsatz für Gruppen eintragen (z.B: 2-99). Sie müssen die Honorarsätze so hinterlegen, dass für alle möglichen Unterrichtsarten, bzw. –formen ein Honorarsatz eingetragen ist!
Folgende beiden Honorarsätze sollen erfasst werden:
Die erste Eintragung gibt einen allgemeinen Honorarsatz mit 35 Euro á 45 Minuten vor. Die zweite Eintragung definiert für den Fachbereich „Musikalische Grundfächer“ einen Stundensatz von 40 Euro (á 45 Minuten). Sehen wir uns nun die entsprechende Liste an:
Wie Sie sehen, wird zuerst der „allgemeine“ Honorarsatz und dann erst der „eingeschränkte“ Honorarsatz aufgelistet. Bei der Berechnung des Honorars wird, wie oben beschrieben, die Liste von oben nach unten abgearbeitet. Somit würden bei dieser Lehrkraft immer 35 Euro/Stunde berechnet werden, der 2. Eintrag also gar nicht berücksichtigt werden (bei allen möglichen Unterrichtsstunden, bzw. –formen gilt der zuerst aufgelistete Honorarsatz).
Damit für den Fachbereich „Musikalische Grundfächer“ der Stundensatz von 40 Euro/Stunde berechnet wird, muss dieser nach oben verschoben werden. Dazu können Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Eintrag die Reihenfolge beeinflussen.
Wird der Honorarsatz nach oben verschoben und die Berechnung durchgeführt, wird für den Fachbereich „Musikalische Grundfächer“ der Honorarsatz von 40 Euro/Stunde berechnet, ansonsten 35 Euro/Stunde.
Durch die Eingabe von Fach, Teileinrichtung, Fachbereich, Gruppe, Gruppenstärke, Unterrichtsminuten etc. und der manuellen Sortierung der Honorarsätze haben Sie somit die Möglichkeit, sehr detailliert die Honorarsätze zur Honorarberechnung einzutragen.
Spezielle Stundensätze zur Honorarberechnung hinterlegen
Alle Stundensätze können Sie wie unter „Allgemeine Stundensätze zur Honorarabrechnung hinterlegen“ auch bei der einzelnen Lehrkraft eintragen.
Dazu rufen Sie das Lehrerstammblatt auf. Sie finden ein neues Register „Honorarsätze“. Hier tragen Sie für jede Lehrkraft separat die entsprechenden Honorarsätze ein.
Die Regeln zur Eintragung gelten wie bei den „allgemeinen Honorarsätze“.
Bei den festen Einträgen können Sie bei der einzelnen Lehrkraft z.B. die Verrechnung von Vorschüssen eintragen (z.B.: Januar bis März Vorschuss jeweils 300 Euro, April bis August Rückzahlung jeweils 180 Euro). Bei der jeweiligen Abrechnung müssen Sie keine weiteren Eingaben vornehmen.
Beachten Sie, dass bei der Honorarberechnung immer zuerst die speziellen Honorarsätze der einzelnen Lehrkräfte bearbeitet werden, anschließend die allgemeinen Honorarsätze. Somit können Sie auch bei beiden Listen gleichzeitig Eintragungen vornehmen. Wenn die Honorarabrechnung durchgeführt wird, und bei der einzelnen Lehrkraft kein oder kein passender Eintrag in den Honorarsätzen zu der jeweiligen Unterrichtsart gefunden wird, werden anschließend die „allgemeinen Honorarsätze“ überprüft.
Sie können eine Lehrkraft aus der Honorarberechnung ausschließen (z.B. bei fest angestellten Lehrkräften). Dazu entfernen Sie im Lehrerstammblatt im Register „Honorarsätze“ den Haken bei „Für Honorarabrechnung berücksichtigen“.
Abrechnung erstellen
Rufen Sie den Menüpunkt „Honorarabrechnung / Abrechnung erstellen“ auf.
Tragen Sie den entsprechenden Abrechnungsmonat ein (MM gibt Ihnen immer den nächsten zu erstellenden Monat automatisch vor) und klicken auf „Neu erstellen“. Sollten Sie einen Monat auswählen, der bereits erstellt wurde, erscheint ein entsprechender Warnhinweis und Sie können durch die Bestätigung den Monat neu erstellen lassen.
Eventuell manuelle Eintragungen für diesen Monat in der Abrechnung werden nicht gelöscht, sondern in die neue Abrechnung übernommen.
Nachdem alle Lehrkräfte berechnet wurden, erhalten Sie folgendes ähnliches Bild:
Im Bild oben sehen Sie den Abrechnungsmonat, den Sie jetzt auch auswählen können, auf der linken Seite die Liste Ihrer Lehrkräfte. Auf der rechten Seite sehen Sie für die jeweils ausgewählte Lehrkraft die berechneten Beträge.
Wichtig: Die Daten zur Berechnung werden aus den Stundenplänen ermittelt. Damit die automatische Berechnung korrekt erfolgt, müssen die Stundenpläne korrekt erfasst sein.
Sie können jetzt über die Schaltflächen „Neu“, „Löschen“ und „Bearbeiten“ manuell Veränderungen vornehmen. Diese Veränderungen gelten dann nur für die ausgewählte Lehrkraft für den entsprechenden Abrechnungsmonat.
Nachdem Sie die einzelnen Abrechnung geprüft haben, können Sie die Abrechnungen im Einzeldruck (für jede Lehrkraft einzeln über die untere „Drucken“, „Abrechnung der ausgewählten Lehrkraft“) oder komplett auf einmal ausdrucken (Schaltfläche „Drucken“, „Abrechnung aller Lehrkräfte“).
Über die Schaltfläche „DTA erstellen“ können Sie eine Bankdiskette für alle Lehrkräfte erstellen, für die Sie eine Abrechnung erstellt haben und bei denen im Lehrerstammblatt die Bankverbindung hinterlegt wurde.
Abrechnung bearbeiten
Über den Menüpunkt „Honorarabrechnung / Abrechnung bearbeiten“ können Sie direkt bereits erstellte Abrechnungen aufrufen und bearbeiten.
Abrechnung löschen
Über den Menüpunkt „Honorarabrechnung / Abrechnung löschen“ kann eine bereits erstellte Abrechnung wieder komplett gelöscht werden. Dazu wählen Sie den entsprechenden Abrechnungsmonat aus und klicken auf „Löschen“.
Einstellungen
Über den Menüpunkt „Systemverwaltung / Texte/Optionen für Druckausgabe“, Register „Honorarberechnung“ können Sie noch verschiedene Einstellungen vornehmen:
Berechnung der Honorare nach Monaten / Berechnung der Honorare nach Stunden
Bei der Einstellung „Berechnung der Honorare nach Monaten“ hinterlegen Sie den Honorarsatz für eine Monatsstunde. Es werden immer volle Monate mit eventueller Berücksichtigung von An- und Abmeldungen während des Monats.
Bei der Einstellung „Berechnung der Honorare nach Stunden“ hinterlegen Sie die Honorarsatz für eine Unterrichtsstunde. Es werden dann immer entsprechend so viele Stunden berechnet, wie im berechneten Monat erteilt wurden (eventuell mit Berücksichtigung des Ferienkalenders).
Vorbereitungszeiten separat ausweisen
Vorbereitungszeiten werden nicht automatisch zur Unterrichtsstunde addiert, sondern in einem separaten Eintrag in der Abrechnung berücksichtigt.
Bemerkungen bei der Erstellung der Abrechnung automatisch eintragen
Bei der Erstellung der Abrechnung wird in das Feld „Bemerkung“ jeweils ein kurzer Hinweistext eingetragen, auf welchen Honorarsatz sich die Berechnung bezieht.
Honorararten „Gruppe 1-3“ in einer separaten Abrechnung ausdrucken
Haben Sie bei den Honorarsätzen die Honorarart „Gruppe 1“, „Gruppe 2“ oder „Gruppe 3“ ausgewählt, können Sie die Abrechnung aufteilen, so dass jeweils ein Abrechnung für die übrigen Honorararten und für die Gruppen 1-3 ausgedruckt wird.
Gebührensätze direkt bei der Lehrkraft im Honorar berechnen
Möchten Sie Gebührensätze, die im Schülerstammblatt eingetragen wurden, direkt bei der entsprechenden Lehrkraft über das Honorarmodul berechnen, müssen Sie im Gebührensatz im Gebührenkatalog im Register "Honorar" den entsprechenden Betrag hinterlegen:
Achtung:
Der direkte Betrag wird zusätzlich zum normal errechneten Honorar berechnet!