Sammel-Rückerstattungen

Im Musikschul-Manager können Sie komfortabel Sammel-Rückerstattungen eintragen (z.B. Schnee-Katastrophe, Corona-Virus, etc.). Bei der Eintragung der Rückerstattung wird automatisch der zu erstattende Betrag berechnet (incl. aller Zu- und Abschläge / Ermäßigungen, etc.). Mit Hilfe der Sammel-Rückerstattungen können Sie bei selektierten Schüler (Lehrkraft, Wochentag, etc.) automatisch die Rückerstattungen eintragen lassen.

 

So tragen Sie Sammel-Rückerstattungen ein:

 

1.


Zuerst müssen Sie im Menüpunkt Systemverwaltung - Kataloge - Gebühren/Ermäßigungen, in der Gebührengruppe Einmalige Gebühren/Rückerstattungen einen Eintrag für die Rückerstattung eintragen, falls noch kein Eintrag hierfür vorhanden ist (unbedingt in der Teileinrichtung „Alle Teileinrichtungen“ eintragen!). Wir empfehlen Ihnen aktuell zum Corona-Virus immer eine separate einmalige Gebühr z.B. Rückerstatung Corona-Virus) einzutragen, damit Sie diese Gebühr später auch separat auswerten können (z.B. für Zuschüsse, etc.)

 

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich Gebührensätze und wählen Sie im Kontext-Menü "Neue Gebühr erfassen" aus.

 

Tragen Sie im Feld Beschreibung z.B. "Rückerstattung Coronavirus" ein. Tragen Sie keinen Monat ein und belassen Sie die Gebühr auf 0,00 €

Alle anderen Felder/Optionen spielen keine Rolle und können/sollten so wie vorgegeben belassen werden.

 

 

2.


Rufen Sie im Hauptmenü "Statistik/Auswertung - Finanzverwaltung - Sammel-Rückerstattungen eintragen" aus. Sie erhalten dann folgendes Fenster:

 

 

 

 

Hier haben Sie die Möglichkeit, Filter zu setzen. So können Sie z.B. unter  (1)  nur bestimmte Teileinrichtungen/Unterrichtsorte bzw. Unterrichtsstätten auswählen. Bei  (2)  haben Sie die Möglichkeit bestimmte Lehrkäfte bzw. Unterrichtsfächer auszuwählen. Hier haben Sie auch die Möglichkeit, die Rückerstattungen nach den eingetragenen Einwilligungen auszuwählen.

Ebenso steht Ihnen unter  (3)  die Möglichkeit zur Verfügung nur bestimmte Wochentage auszuwählen.

Bei  (4)  können Sie die Gruppenstärken auswählen. Somit haben Sie die Möglichkeit, z.B. ab Gruppenstärke 3 (Eingabe von 3 - 100) die Sammelrückerstattungen einzutragen. Die Gruppenstärke richtet sich hier nach der Eintragung im Stundenplan, der als korrekt gepflegt vorausgesetzt wird.

Unter  (5)  können Sie mit Kategorien arbeiten und entsprechend filtern. Diese Kategorien tragen Sie bei jeder einzelnen Fachbelegung ein (auch mehrere gleichzeitig sind möglich) und haben somit z.B: auch die Möglichkeit nacheinander für verschiedene Kategorien verschiedene Rückerstattungen einzutragen (z.B. 50% Ermäßigung für Online-Unterricht, 100% Ermäßigung für alle anderen). Eine Beschreibung zu den Kategorien finden Sie hier.

Machen Sie keine Eintragungen bzw. wählen Sie keine Filter aus, werden immer alle Schüler ausgewählt, die zum ausgewählten Zeitraum  (6)  angemeldet sind.

 

Im Punkt  (7)  nehmen Sie dann die Eintragungen zu den Rückerstattungen vor:

 

Bei "Einheiten zur Erstattung" tragen Sie die Einheiten ein, die zurückerstattet werden sollen. Sie können sich hierbei auf Monate beziehen (bei „Einheiten im Schuljahr“ tragen Sie dann 12 ein) oder auf die Unterrichtseinheiten (hierfür wird bei „Einheiten im Schuljahr“ die Anzahl der gesamten Unterrichtseinheiten pro Schuljahr eingetragen, z.B. Beispiel 38). MM berechnet Ihnen den Erstattungsbetrag folgendermaßen:

 

Jahresbetrag / Einheiten im Schuljahr * Einheiten zur Erstattung

(Grundlage für die Berechnung des Jahresbetrages ist der "Monat zur Berechnung",

d.h. auf diesen Monat bezogen erhält der Schüler die entsprechende Rückerstattung)

 

Beispiele:

Es soll ein Monatsbeitrag erstattet werden: tragen Sie bei "Einheiten zur Erstattung" eine 1 ein, bei "Einheiten im Schuljahr" 12 (für 12 Monate ein).

Es soll 1/4 des Monatsbetrages erstatten: tragen Sie bei "Einheiten zur Erstattung" eine 1 ein, bei "Einheiten im Schuljahr" 48 (12 Monate á 4 Einheiten = 48 Einheiten im Jahr).

Es soll in einem Monat 40% erstatet werden: tragen Sie bei "Einheiten zur Erstattung" eine 40 ein, bei "Einheiten im Schuljahr" 1200 (100% pro Monate = 1200 Einheiten im Jahr).

 

 

Bei "Monat der Rückerstattung" tragen Sie den Monat ein, an dem der Betrag gutgeschrieben werden soll (Achtung: der Monat wird dann der entsprechenden Fälligkeit, je nach Zahlungsweise, zugeordnet).

 

Der individuelle Text wird auch auf der Rechnung/Bescheid mit ausgedruckt und wird Ihnen später beim Gebühreneintrag im Schülerstammblatt mit angezeigt.

 

Bei „Gebühr zum Eintragen“ wählen Sie die einmailge Gebühr aus (z.B: Rückerstattung Coronavirus) aus (diesen Gebührensatz haben Sie oben angelegt!).

 

 

Klicken Sie dann auf "Rückerstattungen erstellen"  (7)  wird Ihnen am Bildschrim eine Liste der erstellen Rückerstattungen angezeigt. Hier haben Sie nochmal die Kontrollfunktion zur Verfügung und können verschiedene Rückerstattungen auch abhaken  (4) , falls diese nicht gewährt werden sollen. Die Sortierung kann zwischen Schülernamen und Lehrkraft umgeschaltet werden:

 

 

In  (2)  haben Sie jederzeit die Kontrolle, wieviele Erstattungen mit welchem Gesamtbetrag ausgewählt sind. Über  (1)  können Sie sich die Aufstellung als Excel-Liste exportieren und über  (3)  die Erstattungen tatsächlich eintragen lassen. In diesem Fall wird nochmals eine Sicherheitsabfrage angezeigt, die Sie mit "Ja" beantworten müssen:

 

 

Die Gebühr (Rückerstattung) wird im Schülerstammblatt eingetragen und kann von Ihnen auch nachträglich bearbeitet werden (auch der Betrag):

Wichtiger Hinweis:

Pro Schüler und Belegung kann für jeden "Monat zur Berechnung" nur eine Sammel-Rückerstattung eingetragen werden. Wenn Sie also ausversehen die gleiche Rückerstattung mehrmals eintragen würden, wird dies überprüft und nicht eingetragen.

Nachdem Sie die Rückerstattungen eingetragen haben, müssen die Buchungen überprüft werden (Neuberechnung). Dies wird automatisch durchgeführt, sobald Sie eine gebührenrelevante Funktion ausführen (Kontoblatt öffnen, OP-Liste erstellen, SEPA-Lastschrift durchführen, HKR-Übertrag erstellen, etc.). Haben Sie bei allen bzw. sehr vielen Schülern eine Rückerstattung eingetragen, wird die Neuberechnung einmalig einige Zeit in Anspruch nehmen.